Van rondbellen voor de kantine naar vrijwilligerswerk op de juiste plek

De uitdaging

Een grote amateurvoetbalclub draait op vrijwilligers. Een vaste groep staat elke week achter de bar. Daarnaast levert elk team een paar keer per seizoen mensen voor een dienst: de kiosk, het opruimen na de wedstrijden, een extra paar handen bij een toernooi. En binnen elk team moet iemand fruit meenemen, vlaggen en naar de uitwedstrijd rijden.

De planner van de kantinediensten liep vooral vast op de vaste kern. Iedereen heeft eigen wensen. De een kan één keer per maand op dinsdag, de ander draait alleen als het eerste elftal thuis speelt. Die mensen wil je zelf inroosteren, en ze moeten zelf bericht krijgen. Loopt elke melding via de planner of de teammanager, dan hoort de vrijwilliger zelf niets.

Drie soorten werk, elk op een eigen plek

Clubwize kent drie soorten werk, elk met een eigen woord: acties, taken en beurten. Het verschil zit in wie het regelt en wie het ziet. Een taak is een dienst op het clubrooster.

De vaste kern: zelf inroosteren

Voor de bardiensten maakt de planner een sjabloon: elke zaterdag van 13:00 tot 19:00, twee mensen. Per sjabloon kiest hij wie de dienst draait. Dat kan een vaste persoon zijn, voor wie altijd de dinsdagavond doet. Of de dienst rouleert eerlijk binnen een groep, zoals de zaterdagploeg.

Vrijwilligers vinken in het ledenportaal aan op welke dagen ze meestal kunnen. Wie alleen de dinsdag aanvinkt, komt bij het verdelen van de zaterdagen achteraan. En een dienst die er alleen is omdat er thuis gespeeld wordt, maak je alleen op de dagen dat er een thuiswedstrijd is. Desnoods alleen van het eerste elftal. Die data haalt Clubwize uit het wedstrijdprogramma; niemand hoeft ze over te typen.

De planner zet alles eerst in concept en schuift op het rooster tot het klopt. Pas als hij publiceert, krijgt iedereen zelf een mail en een pushbericht met zijn eigen dienst.

Taken die een team oppakt: het team levert de mensen

Voor de kiosk of het opruimen zet de planner een sjabloon dat over teams rouleert. Hij kan instellen dat de dienst alleen naar een team gaat dat die dag thuis speelt, maar nooit op het uur van de eigen wedstrijd. Het team dat het minst vaak een dienst had, komt eerst.

Spelers, ouders en de teamleiding zien de dienst in het ledenportaal onder "Voor mijn team". Daar geven ze de namen door. De club kan een uiterste dag instellen, bijvoorbeeld drie dagen vooraf. Staan er dan nog plekken open, dan gaat er vanzelf een herinnering uit. Meldt iemand zich later af, dan krijgt het team een bericht dat er weer een plek vrij is.

Voor een toernooi zet de planner losse diensten neer op die twee dagen. Hangt hij er geen team aan, dan staat de dienst open voor iedereen en meldt wie wil zich zelf aan.

Beurten: de klusjes rond de wedstrijd

Wie neemt er fruit mee? Wie rijdt er naar de uitwedstrijd? Dat regelt het team zelf, met beurten per wedstrijd. De club kan instellen dat beurten vanzelf klaarstaan, bijvoorbeeld vlaggen bij elke thuiswedstrijd: één plek voor de eerste helft en één voor de tweede. Ze verschijnen tot drie weken vooruit bij elke wedstrijd. De teamleiding hoeft alleen nog namen te kiezen, of zet het voor het eigen team uit.

De teamleiding kan een open beurt ook vrijgeven. Spelers en ouders kiezen hem dan zelf, met de nieuwste versie van de leden-app. Beurten tellen niet mee voor de vrijwilligersplicht en komen nooit op het clubrooster. Zo blijft het kantinerooster van de club, en de fruitlijst van het team.

Acties: werk dat bij een rol hoort

Het bestuur en de commissies werken met acties. "Regel de vergunning voor het toernooi" hangt aan de rol van de toernooicoördinator, niet aan één persoon. Neemt iemand anders die rol over, dan staan de openstaande acties meteen op diens lijst. Leden zien acties nooit; het is werk achter de schermen.

Zo werkt het in de praktijk

In de zomer zet de planner de sjablonen klaar: de vaste bardiensten, de kiosk bij thuiswedstrijden en de schoonmaak op vrijdag. Hij koppelt de vaste kern aan hun diensten en laat de kiosk rouleren over de jeugdteams. Daarna publiceert hij de eerste weken.

Op donderdag ziet een teammanager in het portaal dat zijn team zaterdag de kiosk heeft. Twee ouders zetten hun naam erbij. Een van de barvrijwilligers meldt zich af voor die zaterdag; de planner ziet dat en vult de plek. Ondertussen staat bij de wedstrijd van de JO11 al klaar wie er vlagt. Niemand hoeft vrijdagavond nog rond te bellen.

De diensten die een team oppakt, liepen eigenlijk al. Waar ik op vastliep, was onze vaste kern. Die mensen wil ik zelf inroosteren, en dan moeten ze ook zelf bericht krijgen. Niet ik namens hen.

Resultaat

Elk soort werk ligt bij wie het regelt. De planner roostert de vaste kern in en laat de diensten rond de thuiswedstrijden over aan de teams. De teams regelen hun eigen klusjes rond de wedstrijd. Iedereen krijgt zelf bericht over zijn eigen dienst of beurt. En omdat het rooster in Clubwize staat en niet in iemands hoofd, kan een nieuwe planner het volgend seizoen gewoon overnemen.