Veelgestelde vragen
Staat je vraag er niet tussen? Neem contact op via info@clubwize.nl. We reageren doorgaans binnen 24 uur.
- Wat is Club Wize?
- Club Wize is een online platform speciaal ontwikkeld voor verenigingen die grip willen krijgen én houden op hun organisatie. Het biedt overzicht in contracten, sponsoren, inventaris, commissies en meer. Alles wat een bestuurder of vrijwilliger nodig heeft op één plek.
- Voor welke verenigingen is Club Wize geschikt?
- Voor alle soorten sportverenigingen en vrijwilligersorganisaties: voetbalclubs, tennisverenigingen, hockeyverenigingen, zwemclubs, muziekverenigingen en meer. Onze software past zich aan de specifieke behoeften van jouw vereniging aan.
- Kan ik Club Wize eerst uitproberen?
- Ja! Je kunt een gratis demo aanvragen om Club Wize vrijblijvend te proberen. Zo kun je zelf ervaren hoe het platform werkt en wat het voor jouw vereniging kan betekenen. Vraag een demo aan via onze demo pagina.
- Wat kost Club Wize?
- We bieden verschillende pakketten aan, afhankelijk van het aantal gebruikers. Alle pakketten bevatten dezelfde volledige functionaliteit. Bij jaarbetaling krijg je 10% korting. Bekijk de prijzen voor een compleet overzicht.
- Hoe lang duurt het om Club Wize op te zetten?
- Club Wize is ontworpen met eenvoud in gedachten. De meeste verenigingen zijn binnen enkele uren operationeel. We bieden ook onboarding sessies aan om je snel op weg te helpen.
- Kunnen we ook midden in het seizoen starten?
- Absoluut! Veel verenigingen stappen halverwege het seizoen over. Je digitaliseert simpelweg wat je al doet. Start desnoods met één onderdeel en breid later uit. Er is geen beter moment dan nu.
- Is mijn data veilig bij Club Wize?
- Ja, betrouwbaarheid is één van onze kernwaarden. Elk vereniging krijgt een volledig geïsoleerde database. Al je data wordt beveiligd opgeslagen in Europa en regelmatig geback-upt.
- Bieden jullie trainingen aan?
- Ja, we bieden optionele trainingen aan voor verenigingen die extra begeleiding willen. Daarnaast heeft elke pagina een ingebouwde AI hulpassistent die direct antwoord geeft op je vragen. Neem contact op via info@clubwize.nl om de mogelijkheden te bespreken.
- Wat is de AI Hulpassistent?
- Op elk scherm in Club Wize kun je vragen stellen aan de ingebouwde AI Hulpassistent. Weet je even niet hoe je een contract toevoegt of een nieuwsbrief verstuurt? Stel je vraag en je krijgt direct een helder antwoord in het Nederlands. Ideaal voor nieuwe vrijwilligers die zelfstandig hun weg willen vinden.
- Hoe importeer ik leden vanuit een ander systeem?
- Je kunt leden importeren via CSV-bestanden, inclusief teams en teamindelingen. Bij de import kun je een standaard lidmaatschap type instellen zodat nieuwe leden automatisch het juiste type krijgen. Sportlink-exports worden ook ondersteund.
- Hoe werken commissies en subcommissies?
- Commissies zijn de werkgroepen van je club. Je kunt ze hiërarchisch ordenen door een commissie op een andere te slepen. Elke commissie heeft eigen leden, rollen en een kanban-bord voor acties. Taken zijn gekoppeld aan rollen, zodat bij wisseling niets verloren gaat.
- Wat gebeurt er als een bestuurslid of commissielid stopt?
- Niets gaat verloren. Alle taken, deadlines en afspraken zijn gekoppeld aan rollen en commissies, niet aan personen. Zodra je een opvolger aanwijst, krijgt diegene automatisch alle bijbehorende taken en herinneringen. Contracten, sponsorafspraken, openstaande acties — alles wordt naadloos overgedragen.
- Wat zijn doelgroepen?
- Doelgroepen zijn herbruikbare selecties van leden voor nieuwsbrieven. Filter het ledenoverzicht op team, commissie, status of lidmaatschap type en sla de selectie op als doelgroep. Zo bereik je snel de juiste groep bij je volgende nieuwsbrief.
- Hebben leden zelf toegang tot hun gegevens?
- Ja! Via het ledenportaal kunnen leden hun profiel, gezinsleden, teams, contributie en diploma's inzien. Leden loggen in via een persoonlijke link per email — geen wachtwoord nodig. Je bepaalt zelf welke tabbladen zichtbaar zijn.
- Hoe werkt het vrijwilligersbeheer?
- Vrijwilligers worden automatisch herkend op basis van hun lidmaatschap type. Je krijgt een overzicht van alle vrijwilligers met hun rollen, commissies en beschikbaarheid. Zo weet je precies wie wat doet en waar nog hulp nodig is.
- Hoe werkt contributie toewijzen?
- Wijs contributietype en -bedragen toe aan groepen leden via het actiemenu in het ledenoverzicht. Je kunt leden filteren op team, leeftijd of lidmaatschap type en in één keer de juiste contributie toewijzen. Daarna genereer je facturen met één klik.
- Hoe werkt automatische facturatie voor contracten?
- Bij inkomstencontracten (bijv. sponsoring) kun je automatische facturatie inschakelen. Op basis van de ingestelde frequentie en startdatum worden conceptfacturen aangemaakt die je kunt controleren en versturen. De richting (inkomsten/uitgaven/neutraal) bepaalt de geldstroom.
- Kan ik facturen automatisch naar de boekhouder sturen?
- Ja! Stel een CC-emailadres in bij de factuurinstellingen. Elke verzonden factuur wordt automatisch als kopie naar je boekhouding doorgestuurd. Facturen bevatten een UBL/Peppol bijlage voor boekhoudpakketten. SEPA incassobestanden exporteer je naar je bank.
- Hoe krijg ik meldingen over contractdeadlines?
- Club Wize stuurt automatisch herinneringen wanneer contracten of sponsoringen bijna verlopen. De herinnering gaat naar de gekoppelde commissie, de standaard commissie, of de beheerders. Stel dit in via Beheer → Reminders.
- Hoe beheer ik sponsoren?
- Beheer al je sponsors met afspraken, looptijden en facturatie. Je kunt sponsoringspakketten aanmaken, contracten koppelen en facturen genereren. Dankzij automatische herinneringen mis je nooit meer een verlenging.
- Hoe verstuur ik een nieuwsbrief?
- Stel een nieuwsbrief samen met de block-editor (tekst, afbeeldingen, knoppen), kies een doelgroep en verstuur. Je kunt nieuwsbrieven eerst als concept opslaan, een preview bekijken en de verzendgeschiedenis raadplegen. Ontvangers kunnen zich automatisch afmelden.
- Kan ik een website maken voor mijn club?
- Ja! Club Wize biedt een website-as-a-service waarmee je eenvoudig een publieke website opbouwt. Stel pagina's samen met widgets (teams, wedstrijden, sponsoren, etc.), pas kleuren aan en koppel optioneel je eigen domein. De DNS wizard begeleidt je stap voor stap.
- Hoe maak ik een formulier aan?
- Maak formulieren aan voor inschrijvingen, enquêtes of contactverzoeken. Koppel een formulier aan een commissie om inzendingen automatisch naar die commissie te sturen. Inschrijfformulieren zijn te integreren op je clubwebsite.
- Hoe werkt het aanmeldingsproces voor nieuwe leden?
- Nieuwe leden melden zich aan via het inschrijfformulier op je website. Aanmeldingen komen in een overzicht waar je ze kunt beoordelen, op een wachtlijst plaatsen per geboortejaar, of promoveren tot volwaardig lid. Na promotie deel je het lid in bij een team.
- Hoe werkt de wedstrijdindeling?
- Importeer wedstrijden en plan ze in op velden met kleedkamertoewijzingen. Gebruik "Genereer voorstel" om automatisch in te delen op basis van je planningsregels. In de roosterview kun je wedstrijden verslepen naar een ander veld. Tijdmutaties worden bijgehouden voor melding aan de bond.
- Hoe stel ik het trainingsrooster in?
- Maak trainingsslots aan per weekdag en koppel teams aan tijdvakken op specifieke velden. In de roosterview kun je slots visueel verslepen en resizen. Gebruik geblokkeerde slots om tijdvakken te reserveren voor wedstrijden of evenementen.
- Hoe werkt de veld- en kleedkamerplanning?
- Wijs velden, kleedkamers en tijdslots toe aan teams voor trainingen en wedstrijden. Het systeem detecteert automatisch conflicten en een eerlijkheidsindicator zorgt dat teams gelijkmatig over ondergrondtypen worden verdeeld.
- Kan ik locaties en velden reserveren?
- Ja! Leden, teams en commissies kunnen reserveringsverzoeken indienen voor beschikbare locaties. Beheerders beoordelen de aanvragen en kunnen deze goedkeuren of afwijzen. Bij goedkeuring of afwijzing ontvangt de aanvrager automatisch een e-mailbevestiging.
- Hoe werken inschrijfbare activiteiten?
- Maak activiteiten aan (clinics, open trainingen, bootverhuur) met sessies, capaciteit en toelatingsvereisten. Leden schrijven zich in via het portaal — met automatische eligibility-check op leeftijd, certificering, team of lidmaatschapstype. Beheerders zien realtime bezetting en ontvangen notificaties.
- Wat zijn strippenkaarten?
- Digitale tegoedkaarten waarmee leden deelnemen aan activiteiten. Bij inschrijving worden strippen automatisch afgeschreven; bij afmelding of afgelasting teruggestort. Configureer kaarttypen met prijs, geldigheid en aantal beurten. Een kaart met 1 strip fungeert als los ticket.
- Kunnen ouders hun kinderen inschrijven?
- Ja! Via huishouden-tabs in het portaal kunnen ouders de inschrijvingen van hun kinderen beheren. Toelatingsvereisten worden gecontroleerd voor het kind, terwijl de ouder betaalt met de eigen strippenkaart.
- Wat zijn de 4 V's van sociale veiligheid?
- De basiseisen volgens NOC*NSF voor een veilig sportklimaat: VOG (Verklaring Omtrent het Gedrag), Vakbekwaamheid (gediplomeerde trainers), Vastgestelde gedragscode (ondertekend door leden) en Vertrouwenscontactpersoon (aanspreekpunt bij ongewenst gedrag).
- Hoe registreer ik VOG's en certificeringen?
- Registreer VOG's, diploma's en andere certificeringen per lid met geldigheidsperiode. Club Wize stuurt automatisch herinneringen wanneer certificeringen dreigen te verlopen, zodat je altijd compliant bent. Leden zien hun certificeringen in het portaal.
- Wat is een Vertrouwenscontactpersoon (VCP)?
- Een VCP is het eerste aanspreekpunt binnen de club voor leden die te maken krijgen met grensoverschrijdend gedrag. NOC*NSF adviseert minimaal twee VCPs: bij voorkeur een man en een vrouw. Club Wize biedt een vertrouwelijk dossiersysteem voor meldingen.
- Hoe vraag ik de gedragscode uit bij leden?
- Stuur de gedragscode per email naar individuele leden of groepen. Leden ondertekenen digitaal en je houdt bij wie heeft getekend. Je kunt meerdere versies van de gedragscode beheren en per versie de ondertekeningsstatus monitoren.
- Hoe werkt inventarisbeheer?
- Beheer tenues, trainingsmaterialen en apparatuur. Stel materiaalpakketten samen per team, registreer kledingmaten van leden, en houd bij wie wat heeft ontvangen via seizoensuitgiftes. Borg, lockers en inname worden automatisch bijgehouden.
- Kan ik gegevens importeren?
- Ja! Je kunt bestaande gegevens importeren via CSV-bestanden. Denk aan leden met teams, organisaties en meer. Sportlink-exports worden direct ondersteund. Stel eerst een standaard lidmaatschap type in zodat nieuwe leden automatisch het juiste type krijgen.
- Hoe beheer ik rechten en toegangsrollen?
- Club Wize heeft een drielaags autorisatiesysteem: platformrollen (superuser, manager, lid), toegangsrollen (configureerbare permissiegroepen per domein) en commissie-lidmaatschap. Zo bepaal je precies wie wat mag zien en bewerken.
- Hoe stel ik automatische herinneringen in?
- Configureer via Beheer → Reminders welke commissie herinneringen ontvangt voor aflopende contracten, sponsoringen en certificeringen. Herinneringen verschijnen als acties op het kanban-bord van de juiste commissie.
- Welke functies biedt Club Wize?
- Ledenadministratie, teams, commissies met kanban-acties, sponsorbeheer, contracten, inventaris, contributie & facturatie, nieuwsbrieven, website, formulieren, wedstrijdplanning, trainingsrooster, sociale veiligheid, tuchtzaken, en meer. Bekijk de mogelijkheden voor een compleet overzicht.
Nog vragen?
We helpen je graag verder. Neem contact met ons op en we reageren meestal binnen 24 uur.
