Veelgestelde vragen

We zoeken in vragen, antwoorden en bijbehorende trefwoorden — typ wat in je opkomt.

Wat is Club Wize?

Club Wize is een online platform speciaal ontwikkeld voor verenigingen die grip willen krijgen én houden op hun organisatie. Het biedt overzicht in contracten, sponsoren, inventaris, commissies en meer. Alles wat een bestuurder of vrijwilliger nodig heeft op één plek.

Voor welke verenigingen is Club Wize geschikt?

Voor alle soorten sportverenigingen en vrijwilligersorganisaties: voetbalclubs, tennisverenigingen, hockeyverenigingen, zwemclubs, muziekverenigingen en meer. Onze software past zich aan de specifieke behoeften van jouw vereniging aan.

Kan ik Club Wize eerst uitproberen?

Ja! Je kunt een gratis demo aanvragen om Club Wize vrijblijvend te proberen. Zo kun je zelf ervaren hoe het platform werkt en wat het voor jouw vereniging kan betekenen. Vraag een demo aan via onze demo pagina.

Wat kost Club Wize?

We bieden verschillende pakketten aan, afhankelijk van het aantal gebruikers. Alle pakketten bevatten dezelfde volledige functionaliteit. Bij jaarbetaling krijg je 10% korting. Bekijk de prijzen voor een compleet overzicht.

Hoe lang duurt het om Club Wize op te zetten?

Club Wize is ontworpen met eenvoud in gedachten. De meeste verenigingen zijn binnen enkele uren operationeel. We bieden ook onboarding sessies aan om je snel op weg te helpen.

Kunnen we ook midden in het seizoen starten?

Absoluut! Veel verenigingen stappen halverwege het seizoen over. Je digitaliseert simpelweg wat je al doet. Start desnoods met één onderdeel en breid later uit. Er is geen beter moment dan nu.

Is mijn data veilig bij Club Wize?

Ja, betrouwbaarheid is één van onze kernwaarden. Elk vereniging krijgt een volledig geïsoleerde database. Al je data wordt beveiligd opgeslagen in Europa en regelmatig geback-upt.

Bieden jullie trainingen aan?

Ja, we bieden optionele trainingen aan voor verenigingen die extra begeleiding willen. Daarnaast heeft elke pagina een ingebouwde AI hulpassistent die direct antwoord geeft op je vragen. Neem contact op via info@clubwize.nl om de mogelijkheden te bespreken.

Wat is de AI Hulpassistent?

Op elk scherm in Club Wize kun je vragen stellen aan de ingebouwde AI Hulpassistent. Weet je even niet hoe je een contract toevoegt of een nieuwsbrief verstuurt? Stel je vraag en je krijgt direct een helder antwoord in het Nederlands. Ideaal voor nieuwe vrijwilligers die zelfstandig hun weg willen vinden.

Hebben jullie een mobiele app voor Android en iOS?

Vandaag werkt Club Wize prima in de browser op telefoon, tablet en laptop — de schermen passen zich aan. Twee mobiele apps zijn in ontwikkeling: een ledenportaal-app voor leden (taken, aanwezigheid, beoordelingen, berichten) en een beheer-app voor bestuursleden en coaches. Bekijk de planning op de innovatie-agenda.

Hoe importeer ik leden vanuit een ander systeem?

Werkt je bond met Sportlink (voetbal, hockey, korfbal, volleybal en tientallen andere) en heb je een Club.Dataservice-abonnement? Dan is er nu een directe koppeling: je koppelt eenmalig je Sportlink-toegangscodes via Beheer → Integraties en Club Wize haalt vier keer per dag automatisch de team-rosters op. Daarnaast blijft de CSV-import gewoon beschikbaar — voor bonden zonder Sportlink, voor leden die in Sportlink op “niet extern delen” staan, of als eenmalige overstap-import vanuit Excel. Bij elke import-route kun je een standaard lidmaatschapstype instellen zodat nieuwe leden automatisch het juiste type krijgen. Meer details op de integratie-pagina .

Hoe werken commissies en subcommissies?

Commissies zijn de werkgroepen van je club. Je kunt ze hiërarchisch ordenen door een commissie op een andere te slepen. Elke commissie heeft eigen leden, rollen en een kanban-bord voor acties. Taken zijn gekoppeld aan rollen, zodat bij wisseling niets verloren gaat.

Wat gebeurt er als een bestuurslid of commissielid stopt?

Niets gaat verloren. Alle taken, deadlines en afspraken zijn gekoppeld aan rollen en commissies, niet aan personen. Zodra je een opvolger aanwijst, krijgt diegene automatisch alle bijbehorende taken en herinneringen. Contracten, sponsorafspraken, openstaande acties — alles wordt naadloos overgedragen.

Wat zijn doelgroepen?

Doelgroepen zijn herbruikbare selecties van leden voor nieuwsbrieven. Filter het ledenoverzicht op team, commissie, status of lidmaatschapstype en sla de selectie op als doelgroep. Zo bereik je snel de juiste groep bij je volgende nieuwsbrief.

Hebben leden zelf toegang tot hun gegevens?

Ja! Via het ledenportaal kunnen leden hun profiel, gezinsleden, teams, contributie en diploma's inzien. Leden loggen in via een persoonlijke link per e-mail — geen wachtwoord nodig. Je bepaalt zelf welke tabbladen zichtbaar zijn.

Hoe werkt het vrijwilligersbeheer?

Vrijwilligers worden automatisch herkend op basis van hun lidmaatschapstype. Je krijgt een overzicht van alle vrijwilligers met hun rollen, commissies en beschikbaarheid. Zo weet je precies wie wat doet en waar nog hulp nodig is.

Hoe stel ik de vrijwilligersplicht in?

Per seizoen stel je een minimum in (in uren of punten) en kies je de taaktypes die meetellen — elk met een eigen waarde. Daarna leg je een deadline vast waarvoor leden hun voorkeur voor taken mogen doorgeven. Jeugdleden vallen automatisch onder de plicht van hun ouder tot een door jou ingestelde leeftijd (standaard 18 jaar). Trainers en leiders worden automatisch vrijgesteld.

Wat als een lid niet meedoet aan de vrijwilligersplicht?

Leden die geen vrijwilligerstaken willen doen kunnen de plicht afkopen — met één klik maak je een concept-factuur aan. Uitgevoerde taken worden automatisch afgezet tegen de norm en je krijgt aan het eind van het seizoen een overzicht per lid: hoeveel uren of punten was de afspraak, hoeveel is daadwerkelijk gehaald, en per type taak.

Hoe werkt de Taken-module?

Plan taken per evenement of terugkerend (bardienst, scheidsrechter, schoonmaken) met capaciteit, tijdslot en eigenaar-commissie. Leden zien open taken in de portaal-tab "Taken" en melden zich daar aan of af — je stelt zelf in hoeveel dagen vooraf een afmelding nog mag (zodat last-minute afmeldingen niet meer kunnen). Bij toewijzing, wijziging of annulering gaat er automatisch een e-mail naar betrokkenen. Elk lid bepaalt zelf hoeveel dagen vooraf het een herinnering wil ontvangen. De portaal-tab is per club aan of uit te zetten; taken kunnen als sjabloon (taak-type) worden opgeslagen met standaardwaarden. Integratie met de mobiele app volgt (portaal-app).

Hoe werkt contributie toewijzen?

Wijs contributietype en -bedragen toe aan groepen leden via het actiemenu in het ledenoverzicht. Je kunt leden filteren op team, leeftijd of lidmaatschapstype en in één keer de juiste contributie toewijzen. Daarna genereer je facturen met één klik.

Kunnen leden direct online betalen via iDEAL?

Ja. Bij elke factuur krijgt het lid een betaallink waarmee het direct via iDEAL kan afrekenen. Je koppelt eenmalig een eigen Mollie-account aan je vereniging — het geld komt rechtstreeks op de clubrekening, Club Wize zit er niet tussen. De transactiekosten (€ 0,32 per iDEAL-betaling) brengt Mollie bij jou in rekening, zonder extra opslag van onze kant. SEPA-incasso blijft daarnaast gewoon beschikbaar voor leden met een machtiging.

Hoe werkt automatische facturatie voor contracten?

Bij inkomstencontracten (bijv. sponsoring) kun je automatische facturatie inschakelen. Op basis van de ingestelde frequentie en startdatum worden conceptfacturen aangemaakt die je kunt controleren en versturen. De richting (inkomsten/uitgaven/neutraal) bepaalt de geldstroom.

Kan ik facturen automatisch naar de boekhouder sturen?

Ja! Stel een CC-e-mailadres in bij de factuurinstellingen. Elke verzonden factuur wordt automatisch als kopie naar je boekhouding doorgestuurd. Facturen bevatten een UBL/Peppol bijlage voor boekhoudpakketten. SEPA incassobestanden exporteer je naar je bank.

Hoe krijg ik meldingen over contractdeadlines?

Club Wize stuurt automatisch herinneringen wanneer contracten of sponsoringen bijna verlopen. De herinnering gaat naar de gekoppelde commissie, de standaard commissie, of de beheerders. Stel dit in via Beheer → Reminders.

Hoe beheer ik sponsoren?

Beheer al je sponsors met afspraken, looptijden en facturatie. Je kunt sponsoringspakketten aanmaken, contracten koppelen en facturen genereren. Dankzij automatische herinneringen mis je nooit meer een verlenging.

Hoe verstuur ik een nieuwsbrief?

Stel een nieuwsbrief samen met de block-editor (tekst, afbeeldingen, knoppen), kies een doelgroep en verstuur. Je kunt nieuwsbrieven eerst als concept opslaan, een preview bekijken en de verzendgeschiedenis raadplegen. Ontvangers kunnen zich automatisch afmelden.

Kan ik een website maken voor mijn club?

Ja! Club Wize biedt een website-as-a-service waarmee je eenvoudig een publieke website opbouwt. Stel pagina's samen met widgets (teams, wedstrijden, sponsoren, etc.), pas kleuren aan en koppel optioneel je eigen domein. De DNS wizard begeleidt je stap voor stap.

Hoe werkt de Berichten-add-on?

De Berichten-add-on (€20 per maand) geeft je vereniging een eigen plek voor clubcommunicatie. Teams chatten onderling in eigen kanalen die meegroeien met de team-indeling. Het bestuur stuurt mededelingen naar specifieke groepen (een team, een leeftijdsgroep, alle leden). Alles staat op één plek in de Club Wize-app op telefoon en tablet, zonder dat vrijwilligers losse WhatsApp-groepen hoeven te beheren. De inhoud van chats is privé voor de betrokken leden — beheer en Club Wize lezen niet mee. De add-on is in ontwikkeling en wordt geactiveerd zodra de Club Wize-app live gaat. Interesse? Laat je e-mail achter via contact dan laten we je weten wanneer hij beschikbaar komt.

Hoe maak ik een formulier aan?

Maak formulieren aan voor inschrijvingen, enquêtes of contactverzoeken. Koppel een formulier aan een commissie om inzendingen automatisch naar die commissie te sturen. Inschrijfformulieren zijn te integreren op je clubwebsite.

Hoe werkt het aanmeldingsproces voor nieuwe leden?

Nieuwe leden melden zich aan via het inschrijfformulier op je website. Aanmeldingen komen in een overzicht waar je ze kunt beoordelen, op een wachtlijst plaatsen per geboortejaar, of promoveren tot volwaardig lid. Na promotie deel je het lid in bij een team.

Hoe werkt de wedstrijdindeling?

Importeer wedstrijden en plan ze in op velden met kleedkamertoewijzingen. Gebruik "Genereer voorstel" om automatisch in te delen op basis van je planningsregels. In de roosterview kun je wedstrijden verslepen naar een ander veld. Tijdmutaties worden bijgehouden voor melding aan de bond.

Hoe stel ik het trainingsrooster in?

Maak trainingsslots aan per weekdag en koppel teams aan tijdvakken op specifieke velden. In de roosterview kun je slots visueel verslepen en resizen. Gebruik geblokkeerde slots om tijdvakken te reserveren voor wedstrijden of evenementen.

Hoe werkt de veld- en kleedkamerplanning?

Wijs velden, kleedkamers en tijdslots toe aan teams voor trainingen en wedstrijden. Het systeem detecteert automatisch conflicten en een eerlijkheidsindicator zorgt dat teams gelijkmatig over ondergrondtypen worden verdeeld.

Kan ik locaties en velden reserveren?

Ja! Leden, teams en commissies kunnen reserveringsverzoeken indienen voor beschikbare locaties. Beheerders beoordelen de aanvragen en kunnen deze goedkeuren of afwijzen. Bij goedkeuring of afwijzing ontvangt de aanvrager automatisch een e-mailbevestiging.

Hoe werken inschrijfbare activiteiten?

Maak activiteiten aan (clinics, open trainingen, bootverhuur) met sessies, capaciteit en toelatingsvereisten. Leden schrijven zich in via het portaal — het systeem controleert automatisch of ze in aanmerking komen op basis van leeftijd, diploma's, team of lidmaatschapstype. Beheerders zien realtime bezetting en ontvangen notificaties.

Wat zijn strippenkaarten?

Digitale tegoedkaarten waarmee leden deelnemen aan activiteiten. Bij inschrijving worden strippen automatisch afgeschreven; bij afmelding of afgelasting teruggestort. Configureer kaarttypen met prijs, geldigheid en aantal beurten. Een kaart met 1 strip fungeert als los ticket.

Kunnen ouders hun kinderen inschrijven?

Ja! Via huishouden-tabs in het portaal kunnen ouders de inschrijvingen van hun kinderen beheren. Toelatingsvereisten worden gecontroleerd voor het kind, terwijl de ouder betaalt met de eigen strippenkaart.

Wat is het Speler Volg Systeem (SVS)?

Het SVS helpt coaches en trainers de ontwikkeling van spelers gestructureerd vast te leggen. Je kiest welke onderdelen je gebruikt: beoordelingen door coaches via formulieren, gemeten fysieke tests (zoals sprint of Cooper-test) en trainingsaanwezigheid. Resultaten komen samen in een radardiagram en tijdlijn per speler. Geschikt voor jeugdopleidingen en prestatiesport — voetbal, hockey, handbal, volleybal, tennis, badminton en meer.

Hoe werken beoordelingsperiodes en formulieren?

Je stelt zelf de beoordelingsformulieren samen: categorieën (techniek, mentaal, fysiek) met daaronder meetpunten en een scoreschaal. Per seizoen plan je één of meerdere periodes en kies je welke teams meedoen. Coaches en trainers krijgen automatisch de spelers van hun team toegewezen en zien hun voortgang in het portaal. Beheerders volgen per periode de invul-status per coach via een voortgangs-balk.

Wat is een POP-gesprek?

Een POP-gesprek (Periodiek Ontwikkel-Plan) is een 1-op-1 gesprek tussen coach en speler over doelen, voortgang en aandachtspunten. Je werkt met een vragensjabloon — vooraf in te vullen door speler of ouder, óf samen tijdens het gesprek op een tablet. De coach legt het verslag vast en bepaalt zelf wanneer de speler het terugziet in het portaal. Antwoorden uit eerdere gesprekken blijven bewaard, zodat je over seizoenen heen kunt zien hoe een speler groeit.

Kunnen externe scouts spelers beoordelen zonder account?

Ja. Maak een opdracht aan voor een scout en deel een beveiligde link. De scout opent de link, ziet alleen de toegewezen spelers en het beoordelingsformulier — geen account nodig, geen toegang tot andere ledendata. Handig voor talentscouting, externe deskundigen of een second opinion bij selectiebesluiten.

Wat zijn fysieke tests en hoe worden persoonlijke records bijgehouden?

Naast beoordelingen door de coach kun je gemeten resultaten vastleggen: sprinttijden, Cooper-test, krachttesten of zelfgekozen tests (met eenheid en richting — hoger of lager is beter). Het systeem herkent automatisch een persoonlijk record (PR) en laat per speler een grafiek zien van de ontwikkeling. Coaches kunnen via een test-verzoek aan een hele groep tegelijk testresultaten opvragen.

Wat zien spelers en ouders zelf in het portaal?

Je bepaalt per club wanneer beoordelingen zichtbaar worden voor de speler (of de ouder bij jeugd): direct, pas nadat de periode is afgesloten, of pas nadat de coach de score heeft vrijgegeven. Spelers zien hun scores tot nu toe in een radardiagram, de ontwikkeling van hun fysieke tests, en kunnen optioneel zelf een beoordeling invullen die naast de coach-score wordt getoond. Ook zien ze hoeveel procent van de trainingen ze aanwezig waren.

Hoe werkt trainingsaanwezigheid?

Trainers registreren per training wie aanwezig, afwezig of te laat was — via het beheer of mobiel via het portaal. Per speler zie je een aanwezigheidspercentage per seizoen, met uitsplitsing per maand. Handig voor selectiegesprekken, voor de jaarbespreking met ouders, en als signaal bij dalende motivatie. Dezelfde toegangsregels gelden als voor beoordelingen — alleen coaches met de juiste rechten zien de cijfers van hun spelers.

Wat zijn de 4 V's van sociale veiligheid?

De basiseisen volgens NOC*NSF voor een veilig sportklimaat: VOG (Verklaring Omtrent het Gedrag), Vakbekwaamheid (gediplomeerde trainers), Vastgestelde gedragscode (ondertekend door leden) en Vertrouwenscontactpersoon (aanspreekpunt bij ongewenst gedrag).

Hoe registreer ik VOG's en certificeringen?

Leg per lid de geldigheidsperiode vast van een VOG (Verklaring Omtrent het Gedrag), diploma of andere certificering. Club Wize stuurt automatisch een herinnering als een document dreigt te verlopen, zodat je nooit met een verlopen VOG of trainersdiploma rondloopt. Leden zien hun eigen certificeringen terug in het portaal.

Wat is een Vertrouwenscontactpersoon (VCP)?

Een VCP is het eerste aanspreekpunt binnen de club voor leden die te maken krijgen met grensoverschrijdend gedrag. NOC*NSF adviseert minimaal twee VCPs: bij voorkeur een man en een vrouw. Club Wize biedt een vertrouwelijk dossiersysteem voor meldingen.

Hoe vraag ik de gedragscode uit bij leden?

Stuur de gedragscode per e-mail naar individuele leden of groepen. Leden ondertekenen digitaal en je houdt bij wie heeft getekend. Je kunt meerdere versies van de gedragscode beheren en per versie de ondertekeningsstatus monitoren.

Hoe werkt het tuchtsysteem?

Leg meldingen en incidenten vertrouwelijk vast in een tuchtdossier per persoon: melder, beschrijving, betrokkenen, bijlagen en de stappen die zijn gezet (gesprek, sanctie, schorsing). Alleen leden van de tuchtcommissie en de VCP zien deze dossiers. Sancties (waarschuwing, schorsing van X weken, ontzetting) worden gekoppeld aan een einddatum, met automatische herinnering wanneer de periode afloopt. Elke wijziging wordt vastgelegd en kan achteraf niet meer worden aangepast — zo kun je altijd terugvinden wie wat heeft gedaan, mocht dat later nodig zijn.

Hoe werkt inventarisbeheer?

Beheer tenues, trainingsmaterialen en apparatuur. Stel materiaalpakketten samen per team, registreer kledingmaten van leden, en houd bij wie wat heeft ontvangen via seizoensuitgiftes. Borg, lockers en inname worden automatisch bijgehouden.

Wat is een meerjarenonderhoudsplan (MJOP)?

Een MJOP legt het onderhoud van gebouwen, velden, machines en grote inventaris vast over meerdere jaren — wanneer iets toe is aan groot onderhoud of vervanging, en wat dat kost. Voeg per onderdeel een verwachte einddatum en kostenraming toe en je krijgt een meerjarenoverzicht. Handig voor de begroting, voor onderbouwing richting de gemeente of een subsidie-aanvraag, en om verrassingen in de kas te voorkomen.

Kan ik gegevens importeren?

Ja. Voor leden zijn er twee routes: een directe Sportlink-koppeling voor verenigingen met een Club.Dataservice-abonnement (automatische team-roster-sync, werkt voor elke sport die via Sportlink loopt — voetbal, hockey, korfbal, volleybal en meer) en CSV-import vanuit Sportlink-export, een ledenexport van een andere bond, of een Excel-bestand. Voor wedstrijden, teams, sponsors, organisaties en kalender-items werkt CSV-import. Stel eerst een standaard lidmaatschapstype in zodat nieuwe leden automatisch het juiste type krijgen.

Hoe beheer ik rechten en toegangsrollen?

Drie soorten rechten bepalen samen wie wat mag: wat iemand op platformniveau is (beheerder, manager of gewoon lid), welke modules diegene mag gebruiken (per module met eigen niveaus — bekijken, toevoegen, bewerken, verwijderen), en in welke commissies hij of zij zit. Zo regel je precies wie de ledenlijst mag zien en wie facturen mag versturen.

Kan ik zien wie welke wijzigingen heeft gedaan?

Ja. Elke wijziging in ledengegevens, commissies, dossiers en andere gevoelige onderdelen wordt automatisch vastgelegd, kan achteraf niet meer worden aangepast en is per vereniging gescheiden — netjes binnen de AVG. Op het persoon-, taak- en dossier-dashboard zie je onder het tabblad "Historie" precies wie wat heeft veranderd, wanneer, en wat de oude en nieuwe waarde waren. Op de hoofdpagina's staat een "Recente wijzigingen"-blok, en vanuit elke regel kun je direct doorklikken naar de persoon of het record. Handig voor bestuurswisselingen en voor het beantwoorden van AVG-vragen.

Wat zijn bestuursdossiers?

Een bestuursdossier is de centrale plek voor alles wat bij één onderwerp hoort: een traject met de gemeente, een verbouwing van de kantine, een conflict met een leverancier, of een meerjarenproject. Voeg notities, documenten, contactpersonen en taken toe en geef alleen relevante bestuurs- of commissieleden toegang. Bij bestuurswisseling neemt de opvolger het complete dossier over — geen losse mailtjes meer terugzoeken.

Hoe stel ik automatische herinneringen in?

Configureer via Beheer → Reminders welke commissie herinneringen ontvangt voor aflopende contracten, sponsoringen en certificeringen. Herinneringen verschijnen als acties op het kanban-bord van de juiste commissie.

Welke functies biedt Club Wize?

Ledenadministratie, teams, commissies met kanban-acties, sponsorbeheer, contracten, inventaris, contributie & facturatie inclusief iDEAL en SEPA-incasso, nieuwsbrieven, website, formulieren, wedstrijdplanning, trainingsrooster, speler­ontwikkeling (SVS + POP-gesprekken), aanwezigheidsregistratie, bestuursdossiers, meerjarenonderhoudsplan, sociale veiligheid, tuchtzaken en meer. Bekijk de mogelijkheden voor een compleet overzicht.

Hebben jullie een directe koppeling met Sportlink?

Ja, voor verenigingen met een Sportlink Club.Dataservice-abonnement. Sportlink wordt door meer dan 70 sportbonden in Nederland gebruikt — voetbal (KNVB), hockey (KNHB), korfbal (KNKV), volleybal (Nevobo) en tientallen andere — en onze koppeling werkt voor elk van die platforms. We combineren een eenmalige CSV-import voor je startbestand met een dagelijkse koppeling die mutaties uit Sportlink ophaalt — nieuwe leden, teamwissels en uitschrijvingen. Die wijzigingen staan 's ochtends in je ledenlijst, waar onvolledige records duidelijk gemarkeerd zijn zodat je weet wat nog jouw aanvulling nodig heeft. Voor een vrijwilligers-bestuur scheelt dat uren per maand vergeleken met wekelijks zelf exporteren. Wedstrijden, programma en standen rechtstreeks uit Sportlink staan op de innovatie-agenda . Lees meer op de integratie-pagina .

Werken jullie samen met Lumosa voor veldverlichting?

Ja. Heeft je vereniging Lumosa-armaturen op de velden? Club Wize legt er een toezichts- en schakellaag bovenop. Per veld zie je live wat er brandt, vergeten lampen worden direct gesignaleerd tegen je trainings- en wedstrijdrooster, en beheerders schakelen vanaf het dashboard aan op Loop, Training of Wedstrijd. De verspil-historie is bruikbaar als onderbouwing voor energie-subsidies zoals DUMAVA. Trainers blijven gewoon via de Lumosa-app schakelen — Club Wize is hier de aanvulling, niet de vervanger. Zelf activeren kan via Beheer → Integraties.